Optimaliseer en Digitaliseer je Bedrijfsprocessen

Na de Covid-19-pandemie begint zich langzaam een nieuwe normaal te vormen voor bedrijven. Dit is wellicht het juiste moment om een kritische blik te werpen op de processen binnen jouw organisatie. De afgelopen jaren is er immers veel veranderd, niet alleen binnen jouw bedrijf, maar ook bij jouw klanten en in de rest van de wereld. De vraag is: zijn jouw bedrijfsprocessen nog up-to-date?

Het werken op afstand zal steeds vaker de norm worden. Dit maakt het des te belangrijker om de processen, die de ruggengraat van je organisatie vormen, kritisch te beoordelen. Eventuele tekortkomingen kunnen worden aangepakt, en bestaande processen kunnen worden geoptimaliseerd.

Binnen het MKB is het wellicht minder gebruikelijk om dit soort audits uit te voeren, maar dat maakt het niet minder belangrijk. Deze nieuwsbrief kan dan ook dienen als inspiratie. Maar waar moet je beginnen?

Het concept van een procesaudit

Wanneer de term “audit” valt, denken de meeste ondernemers vaak aan hun accountant of ISO-certificering. Weinigen zullen direct de link leggen naar bedrijfsprocessen, maar in deze tijd is dit relevanter dan ooit tevoren.

Beschouw een bedrijfsprocesaudit als een gezondheidscheck voor je bedrijfsprocessen. Het is eigenlijk een controle om te bepalen hoe efficiënt en effectief jouw bedrijf draait. De audit kan identificeren of afdelingen of onderdelen moeten worden aangepast om het proces zo optimaal mogelijk te maken.

Als uit de audit blijkt dat je bedrijfsprocessen niet meer aan de eisen voldoen, is er werk aan de winkel. Als ze wel voldoen, beschouw het dan als een gezondheidscheck.

Hoe voer je een procesaudit uit?

De eerste stap is het formuleren van een duidelijk programma van eisen:

• Wat wil je bereiken of mogelijk maken?

• Efficiëntie
• Duurzaamheid
• Digitalisering
• Andere doelen

De tweede stap voor een succesvolle audit is het verkrijgen van een compleet beeld van alle huidige processen. Dit kan worden bereikt door middel van procesmapping.

Procesmapping toont alle lopende processen, hun doelen en hoe ze met elkaar verband houden. Zo’n overzicht van je activiteiten maakt het gemakkelijker om te zien waar verbeteringen nodig zijn.

Wat kun je tegenkomen?

• Te complexe of omslachtige processen
• Afhankelijkheid van tijdrovende handmatige invoer
• Beveiligingsrisico’s in sommige processen
• Niet-duurzame processen

Vervolgens kun je beginnen met het updaten van deze processen volgens het programma van eisen.

Als de verbeterde proceskaarten zijn gemaakt, kunnen ze door iedereen in de organisatie worden gebruikt. Managers kunnen hun activiteiten standaardiseren, wat het voor werknemers gemakkelijker maakt om taken uit te voeren. Dit is vooral waardevol voor nieuwkomers in de organisatie.

Voor bedrijven is het nog nooit zo belangrijk geweest om duidelijke operationele processen en standaardisatie te hanteren. Om thuiswerken bijvoorbeeld succesvol te maken, zijn goed doordachte en efficiënte processen essentieel. Werknemers moeten snel toegang hebben tot kritische bedrijfsinformatie, die centraal is opgeslagen en toegankelijk is met de juiste rechten.

Workflows en digitalisering

Als de organisatie ervan overtuigd is dat de processen zijn geoptimaliseerd, volgt de volgende fase: digitalisering van processen.

Workflowautomatisering stelt werknemers in staat om door elke stap van een proces te navigeren, met handige automatische herinneringen voor specifieke acties. Bestaande tools en gegevens kunnen worden geïntegreerd in relevante stappen.

Bijvoorbeeld, wanneer een medewerker met een klant moet communiceren, kan het workflowplatform klantgegevens ophalen uit het CRM en deze invullen in vooraf gedefinieerde e-mail- of briefsjablonen. Dit bespaart tijd en zorgt voor nauwkeurigheid.

Efficiënte digitale workflows voldoen aan de eisen van werken op afstand: ze stellen werknemers in staat om processen overal uit te voeren. Wanneer processen gestroomlijnd, papierloos en versneld zijn, functioneren ze optimaal.

Het doorlichten van processen kan aanzienlijke voordelen opleveren voor de hele organisatie, waaronder een hogere productiviteit, lagere operationele kosten en verbeterde klantenservice.

Benieuwd hoe Bouwen aan Betere Bedrijven je hierbij kan ondersteunen? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw onderneming kunnen helpen groeien, zelfs in de meest hectische tijden. Samen bouwen we aan een betere toekomst voor je bedrijf!

Plan snel een online of fysieke afspraak voor een gratis uur advies. Je kunt de afspraak inplannen via deze link: Calendly online agenda.

Bouwen aan Betere Bedrijven is een initiatief ter ondersteuning en ontwikkeling van mkb-bedrijven. Voor ondernemers, door ondernemers.

Geert Cox heeft ruim 25 jaar bagage aan internationaal ondernemen in meer dan 30 landen. Samen met een landelijk netwerk van ervaren coaches en GROWTHmapper van Oxford Innovation bouwt hij aan een duurzaam beter mkb.