Zijn jouw bedrijfsprocessen nog up-to-date?

Langzamerhand ontstaat er na Covid-19 een nieuwe normaal voor bedrijven. Misschien een goed moment om eens naar de processen van jouw bedrijf te kijken. Afgelopen jaren is er tenslotte veel gebeurd, en niet alleen bij jouw bedrijf maar ook bij je klanten en in de rest van de wereld. Zijn jouw processen nog wel up-to-date?

Werken op afstand zal meer dan voorheen eerder norm dan uitzondering worden. Alleen hierom al een goede reden om de processen, die de basis van je organisatie vormen, een keer kritisch te beoordelen. Tekortkomingen kunnen worden ingevuld en bestaande processen kunnen worden aangescherpt.

Zeker binnen het MKB is dit geen gebruikelijke gang van zaken. Wat het overigens niet minder belangrijk maakt. Dus wellicht kan deze nieuwsbrief als inspiratie dienen. Maar waar begin je?

Het concept procesaudit

Bij het woord “audit” zullen de meeste ondernemers als snel denken aan hun accountant of ISO-certificering. Slechts weinigen zullen een audit koppelen aan bedrijfsprocessen, maar zoals gezegd in deze tijd relevanter dan ooit.  

Zie een bedrijfsprocesaudit als een gezondheidscheck van je bedrijfsprocessen. In feite is het een controle om te bepalen hoe efficiënt en effectief je bedrijf draait. De audit kan bepalen of afdelingen of onderdelen moeten worden aangepast om het proces zo optimaal mogelijk te laten verlopen.

Als uit de audit blijkt dat je bedrijfsprocessen niet meer voldoen is er werk aan de winkel, en mochten ze wel voldoen, zie het dan als een gezondheidscheck. 

Hoe een procesaudit uitvoeren?

De eerste stap is het formuleren van een duidelijk programma van eisen.

Wat is het dat je wil bereiken of mogelijk wil maken?

• Efficiency
• Duurzaamheid
• Digitalisering
• Of iets anders?

De tweede stap om een succesvolle audit mogelijk te maken is het verzamelen van een volledig beeld van alle huidige processen. Dit kun je bereiken met behulp van process mapping.

Zoals de naam al aangeeft, toont een procesmap alle in gebruik zijnde processen, de doelen die ze dienen, en hoe ze in elkaar passen. Zo’n totaaloverzicht van je activiteiten maakt het veel gemakkelijker om te zien waar iets niet werkt.

Wat kun je allemaal tegenkomen?

✔️ Processen die te complex of omslachtig zijn

✔️ Processen die afhankelijk zijn van tijdrovende handmatige invoer

✔️ Processen die een beveiligingsrisico vormen 

✔️ Processen die niet duurzaam zijn

Vervolgens ga je aan de slag met het bijwerken van deze processen volgens het programma van eisen.

Als de verbeterede proceskaarten zijn gemaakt, kunnen ze vervolgens door iedereen in de organisatie worden gebruikt. Managers kunnen hun activiteiten standaardiseren en daarmee werknemers gemakkelijk en in één oogopslag begeleiden. Maar zeker ook waardevol voor starters om hun weg te vinden in de nieuwe organisatie.

Nooit eerder is het voor bedrijven zo belangrijk geweest om duidelijke operationele processen en een vorm van standaardisatie te hanteren. Om van bijvoorbeeld thuiswerken een succes te maken, is het essentieel om goed doordachte en efficiënte processen te hanteren, waarmee medewerkers snel toegang hebben tot kritische bedrijfsinformatie en deze ook als zodanig kunnen bewerken.  Vanzelfsprekend centraal opgeslagen en toegankelijk met de juiste rechten.

Workflows en digitalisering

Zodra de organisatie overtuigd is dat de processen zijn geoptimaliseerd ontstaat er een volgende fase. De mogelijkheid om processen te digitaliseren.

Workflow automatisering stelt werknemers in staat door elke stap van een proces te klikken, met nuttige automatische herinneringen wanneer het tijd is voor hen om een bepaalde actie te ondernemen. Bestaande bedrijfstools en -gegevens kunnen ook worden geïntegreerd bij de relevante stappen.

Als een medewerker bijvoorbeeld met een klant moet communiceren, kan het workflow platform de gegevens van die klant uit het CRM ophalen en een voor gedefinieerde e-mail of briefsjabloon vullen.

Dit betekent dat de medewerker niet handmatig de gegevens uit een ander bestand hoeft te halen, en ze vervolgens te kopiëren en plakken in weer een ander bestand. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat alles accuraat is. En wanneer het tijd is voor een andere medewerker om zijn rol te spelen, ontvangt hij of zij een herinnering en kan dan eenvoudig beginnen met het aanklikken van de taak.

Efficiënte digitale workflows voldoen ook aan een ander criterium van effectief werken op afstand: 

Het maakt mogelijk dat processen kunnen worden uitgevoerd door werknemers, ongeacht waar ze zijn. Wanneer processen gestroomlijnd, papierloos en versneld zijn, zullen ze optimaal werken.

Het doorlichten van processen kan in een hele organisatie aanzienlijke voordelen opleveren. Het resultaat is een hogere productiviteit, lagere operationele kosten en een betere dienstverlening aan de klant. 

Bouwen aan Betere Bedrijven is een initiatief ter ondersteuning en ontwikkeling van MKB-bedrijven. Voor ondernemers door ondernemers. Geert Cox heeft ruim 25 jaar bagage aan internationaal ondernemen in meer dan 30 landen. Samen met een landelijk netwerk van ervaren coaches en GROWTHmapper van Oxford Innovation bouwt hij aan een duurzaam beter MKB. 

Wil je vaker voor het MKB interessante bijdragen lezen, dan kun je mij op Linkedin volgen, of stuur een connectieverzoek of abonneer je op mijn maandelijkse nieuwsbrief voor het MKB.