Hoe houd jij je bedrijf op koers?

Aannames, intuïtie en KPI’s

Weten hoe je er als bedrijf voor staat is voor iedere ondernemer essentieel. Intuïtie en aannames spelen vaak een belangrijke rol bij het ontstaan van die perceptie. In werkelijkheid vertellen deze gevoelens niets over de status van je bedrijf. 

Voor kleinere en startende bedrijven is de bankstand vaak onterecht een indicator hoe goed dat het met het bedrijf gaat. Als je echt wilt weten hoe je ervoor staat is daar meer voor nodig. Door bepaalde zaken te meten krijg je een beter inzicht in waar je bedrijf staat, kun je risico’s beperken, beter ondernemen en bijvoorbeeld financiering voor groei mogelijk maken, maar ook medewerkers motiveren.

Wat zou je moeten willen (w/m) eten?

Voor veel ondernemers is het lastig om te bepalen welke gegevens nu echt belangrijk zijn. Om deze vraag te kunnen beantwoorden is het goed om vast te stellen wat de ambitie van je bedrijf is. Wil je internationaliseren of gewoon een beter rendement maken dan zijn andere specifieke gegevens nodig om ervoor te zorgen dat je op koers blijft. En als je deze gegevens hebt hoe ga je er dan mee om? 

Door deze gegevens te vertalen in KPI’s, “key performance indicatoren” ontstaan maatstaven voor het succes van je bedrijf. Deze KPI’s kunnen zowel financieel als niet financieel van aard zijn. 

Een voorbeeld

Als je wil groeien is omzet een financiële KPI, als je de informatie van een aantal jaren hebt verzameld ontstaat er een duidelijk beeld. Maar om je ambitie, verdere groei mogelijk te maken, wil je nog meer weten, bijvoorbeeld of je offertes, in aantallen, in bedragen, en in slagingspercentage toenemen of afnemen. Als deze KPI’s een daling laten zien is groei niet erg waarschijnlijk.

Duidelijke en reële KPI’s zullen medewerkers, maar ook teams, logischerwijs gemotiveerder en tevredener houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan je salesteam, omzetdoelstellingen, aantal afspraken, opdrachten. In de huidige tijd speelt je personeelsbeleid een steeds belangrijkere rol, en ook hiervoor zijn KPI’s te bedenken, denk daarbij aan ziekteverzuim, medewerkerstevredenheid, aantal jaren in dienst. Met KPI’s hebben ze iets om zich op te richten, en dit gaat verder dan de boodschap “het gaat goed”, want dat is slechts perceptie, maar niet als het gerelateerd is aan relevante KPI’s.

Enkele voorbeelden van mogelijke KPI’s

Financieel

Omzet

Kosten

Brutowinstmarge

Resultaat

Marketinguitgaven en -effect

Niet financieel

Aantal werknemers

Klantenloyaliteit/ tevredenheid

Productiviteit (kan productiviteit van werknemers, marketing of productie omvatten, enz.)

Gewerkte uren

Inventaris grootte

Offerte aantal

Deze lijst is allesbehalve compleet, en dient dan ook als inspiratie voor het tot stand komen van de voor jouw relevante KPI’s.

Hoe stel je KPI’s vast?

Als je ambitieniveau is bepaald, is het goed om per afdeling te kijken welke KPI’s belangrijk zijn om te bepalen of je nog op koers zit. Het helpt als de gegevens van voorgaande jaren beschikbaar zijn en vervolgens kun je beginnen met het vaststellen van een patroon, en doelstellingen formuleren voor dit en mogelijk volgend jaar. Pas op dat bijzondere incidenten niet worden meegenomen omdat dan een verkeerd beeld kan ontstaan bij het tot stand komen van de KPI’s.    

Als de KPI’s per afdeling zijn vastgesteld wordt het mogelijk om de KPI’s te vertalen naar de verwachtingen die je bij iedere individuele medewerker hebt. Op deze manier wordt het mogelijk om de toegevoegde waarde van medewerkers beter te beoordelen.

Dashboard, inzicht, evalueren en verfijnen. 

Nu de relevante KPI’s voor het bedrijf, de afdeling en de medewerkers zijn vastgesteld is het zaak ervoor te zorgen dat het krachtige tools worden om je ambitie, maar ook die van je mensen te realiseren.

Het is belangrijk om een dashboard van bij voorkeur 1 pagina in te richten, met daarop de meest relevante KPI’s voor je bedrijf. Tegenwoordig zijn er eenvoudige en goedkope softwarepakketten die een dagelijks inzicht mogelijk maken.  Met deze pakketten heb je altijd een up-to-date inzicht in de status van je bedrijf.

Van het gaat goed op basis van aanname, naar het gaat goed op basis van feiten.

Een goed dashboard laat zich eenvoudig lezen en vertalen in acties. Vanzelfsprekend is het belangrijk dat afdelingen en medewerkers ook toegang hebben tot de voor hun relevante KPI’s zodat zij met dit inzicht zelf doeltreffende maatregelen kunnen nemen om op koers te blijven.

Maandelijkse en 3-maandelijkse evaluaties geven je de mogelijkheid om de KPI’s daar waar nodig te evalueren en te verfijnen. 

Let op! 

Het is eenvoudig om een stortvloed aan KPI’s te bedenken die minder of niet relevant zijn. Het gevolg zal zijn dat medewerkers en afdelingen door de bomen het bos niet meer zien, en te veel bezig zijn met het bijhouden van niet relevante informatie. Hierdoor kunnen ze zich niet kunnen concentreren op wat echt relevant is. 

Als dit het geval is schiet je je doel voorbij. 

Geert Cox heeft ruim 25 jaar bagage aan internationaal ondernemen in meer dan 30 landen. Vanuit deze schat aan ervaring heeft hij een impact programma gebouwd voor het brede MKB. Samen met een landelijk netwerk van ervaren Groeicoaches bouwt hij aan een duurzaam beter MKB. Geert is initiatiefnemer en eigenaar van BouwenAanBetereBedrijven™.